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2021.05.21フィリピン人採用

在留カードとは? 外国人採用時の確認事項、更新方法など徹底解説!

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在留カード

外国人が日本で就労する際に必要とし、また、外国人採用を行う際に必ず確認しなければいけないのが「在留カード」です。
とはいえ、在留カードのどこを確認しなければいけないのか?そもそも在留カードとは何なのか?
また、既に就労中の外国人労働者が、在留カードを紛失してしまったらどうした良いのか?と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、そんな「在留カード」の疑問について詳しく解説します。

在留カードとは?

在留カード見本

在留カード裏見本

在留カードとは、中長期在留する外国人に対して交付される身分証明書です。
中長期在留者には、日本人の配偶者・企業に就職している者・または会社経営者・技能実習生・留学生・永住者が当てはまります。
観光客のような短期滞在する外国人には交付されません。
在留カードには、氏名、生年月日、性別、国籍、地域、住居地、在留期限、在留資格、就労の可否などが記載されており、日本に在留する外国人は、在留カードの常時携帯が義務付けられています。在留カードを携帯していなかった場合、「出入国管理及び難民認定法」により、20万円以下の罰金が科せられてしまいます。

外国人採用時の確認事項

在留カード確認

外国人採用を行う際は在留カードが必要不可欠です。では、在留カードのどの項目を確認するべきなのでしょうか。

有効期間の確認

外国人採用の際にまず確認するのが、在留カードの有効期限です。
在留カードには有効期限の記載があり、それを「在留期間」、在留期間の満了日を「在留期限」といいます。
在留期限を過ぎてしまうと在留カードが失効し、不法滞在者扱いとなります。日本での就労はもちろん、滞在することすらできなくなってしまいます。
仮に、在留カードの有効期限を過ぎた外国人を採用してしまうと、雇用側は「不法就労助長罪」に問われ、3年以下の懲役又は300万円以下の罰金を科されてしまう可能性があります。
在留カードの有効期限の確認は、はじめに確認すべき重要な事項です。

就労制限の有無

在留カードには、「就労制限の有無」が記載されています。
就労制限の有無には「就労制限なし」「就労不可」「指定書により指定された就職活動のみ」のいずれかが記載され、就労制限の範囲が異なります。

就労制限の有無 就労の可否 在留資格
就労制限なし 就労可 永住者
日本の配偶者等
永住者の配偶者等
定住者
指定書により指定された就職活動のみ可 指定書の確認が必要 特定活動(ワーキングホリデー)
就労不可 資格外活動許可が必要 留学
文化活動
家族滞在

「就労制限なし」では、永住者・日本人の配偶者等・永住者の配偶者等・定住者が当てはまり、日本人と同じく就労制限が設けられていないので、どんな仕事にも就くことができます。

「指定書により指定された就職活動のみ可」では、ワーキングホリデーが当てはまります。ワーキングホリデーの場合、就労についての情報が記載されている「指定書」の確認が必要です。

「就労不可」の記載がある場合は、主に留学生であり、原則として就労が認められていません。しかし、「資格外活動許可」をえることで決められた条件下でのアルバイトが可能です。

外国人採用の際は、在留カードの「就労制限の有無」の欄を確認し、自分の会社で働くことができる在留資格かどうかを必ず確認するようにしましょう。

偽造された在留カードではないか?

近年では、偽造された在留カードが多く出回っています。
仮に偽造された在留カードの外国人を雇用してしまうと、「不法就労助長罪」に問われ、3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金が科される可能性もあります。
在留カードが偽造されたものでないかどうかをしっかりと確認する必要があります。
確認方法は、以下の通りです。
・目視による在留カードの「偽変造防止対策」の確認
・出入国在留管理庁の「在留カード等番号失効情報照会
・在留カードの偽造チェックができるアプリの使用

現在では、正規の在留カード番号・有効期限で作られていることが増えてきており、出入国在留管理庁の在留カード番号失効情報照会でも100%判断することが難しくなっています。
「在留カード等番号失効情報照会」だけでなく、目視による確認とアプリの活用も同時に行い、偽造カードではないかどうか確実に判断することをおすすめします。
採用の際は在留カードのコピーをとって必ず保管するようにしましょう。

在留カードの更新

在留カード更新

在留カードには有効期限があり、有効期限を過ぎると就労はもちろん、日本に滞在することができません。そのため、就労期限を過ぎる前に在留カードの更新手続きを行う必要があります。
以下では、在留カード更新のタイミングや更新方法を解説します。

在留カード更新のタイミング

在留カードの更新のタイミングは、在留資格によって異なります。
「永住者」と「高度専門職2号」は、在留期限を迎える2ヶ月前から行うことができ、その他の在留資格は在留期限の3ヶ月前から更新を行うことができます。
在留カードの更新には審査が伴い、2週間~3ヶ月ほどかかるため、在留期限が切れる前に余裕を持った更新手続きが必要です。
ただし、「永住者」と「高度専門職2号」は更新手続きの審査がないことが多いため、すぐに更新を完了することができます。

出張や留学などにより、更新期間内の更新が困難な場合、正当な理由であれば更新期間前に更新を行うことができます。

必要書類と更新方法

在留カード更新に必要な書類は、以下の通りです。

  • 現在の在留カード
  • 在留カード更新申請書
  • パスポート又は在留資格証明書
  • 3ヶ月以内に撮影した証明写真
  • 収入印紙

在留カードの更新には、在留期限の更新が必要です。
在留期限が許可されると、在留カード更新許可の通知ハガキが郵送されます。
郵送されたハガキと必要書類を持参して、住居地を管轄する地方出入国在留管理局に行くことで在留カードの更新を行うことができます。
なお、「永住者」以外の在留資格の外国人は、在留カードの更新に手数料4,000円の収入印紙が必要です。収入印紙は地方出入国在留管理局にて購入できます。

更新許可申請中に期限を過ぎる場合

在留カード更新申請を期限内に行ったが、手続き完了が在留カードの有効期限を過ぎてしまうというケースも中にはあります。
その場合、特例期間として在留カード有効期限の2ヶ月後までの猶予を与えてもられる場合があります
更新申請がギリギリになってしまっても焦る必要はありませんが、通知ハガキが届いた段階で早めの手続きを心がけましょう。

在留カード更新を忘れてしまった場合

外国人が在留カードの更新を忘れ、在留カードの有効期間を過ぎてしまった場合、1年以下の懲役又は20円以下の罰金が科される可能性があります。
一方、在留カードの有効期限だけでなく在留期限も過ぎてしまった場合、不法滞在者扱いとなり、強制送還、3年以下の懲役又は300万円以下の罰金と、非常に重い罰則を受けてしまう可能性もあります。
更新期間を過ぎたことが判明した場合、放置せずに速やかに地方出入国在留管理局に出頭しましょう。

「在留資格の期限は更新したが、在留カードの有効期限が過ぎてしまった」という場合は、柔軟に対応してくれることがほとんどです。
どんな状況であれ、期限を過ぎた場合は速やかに地方出入国在留管理局に指示を仰ぐようにしましょう。

在留カードを紛失した場合は?再交付手続きの方法

在留カード紛失

日本で、在留カードを紛失、盗難、滅失した場合、在留カードを紛失した日から14日以内に再交付申請手続きが必要です。
日本を出国中の場合は、次に日本に入国した日から14日以内に再交付申請を行います。
紛失、盗難に気付いたらすぐに地方出入国在留管理局で手続きをするようにしましょう。

必要書類

在留カード再交付申請手続きに必要な書類は以下の通りです。

  • 在留カード再交付申請書
  • 在留カードを紛失したことを証明できる資料(遺失証明書、盗難証明書等)
  • パスポート又は在留資格証明書
  • 3ヶ月以内に撮影した証明写真
  • 資格外活動許可証(交付されている場合に限る)

在留カード再交付の流れ

在留カードを紛失・盗難・滅失した際は、速やかに再交付手続きを行います。
まずは警察署に行き、遺失届や盗難届を提出。遺失証明書、盗難証明書をもらいます。
その後、必要書類を持参して住居地を管轄する地方出入国在留管理局へ行き、在留カードの再交付申請手続きを行います。

なお、再交付申請には手数料は発生しません。原則として即日発行してもらうことができます。

日本以外の国で在留カードを紛失した場合は?

日本を出国中に在留カードを紛失した場合であっても、日本に入国後、再交付を受けることができます
「在留カードがないから日本に再入国できないのでは?」と思うかもしれませんが、出入国在留管理庁に再入国許可記録が残っているため、問題なく再入国が可能です。
再入国後は、14日以内に海外警察からの遺失証明書や盗難証明書等と翻訳文、必要書類をもって地方出入国在留管理局へ行き、再発行申請手続きを行います。

しかし、日本がビザ免除国としていない中国などの国で在留カードを紛失した場合、空港において日本のビザを持っていないという理由で出国できない可能性があります。
その際に必要になるのが、「再入国許可期限証明願」です。
「再入国許可期限願」は、日本に再入国することを証明するものです。再入国許可期限願発行の手順は以下の通りです。

  1. 海外警察署に、遺失届、盗難届等を提出。遺失証明書、盗難証明書をもらう
  2. 遺失証明書、盗難証明書を日本語に翻訳する
  3. 日本にいる親戚や行政書士などに「再入国許可期限願」を持って地方出入国在留管理局へ行ってもらい、再入国の証明を行う
  4. 出入国在留管理局の押印がされてある「再入国許可期限証明書」を海外に郵送
  5. 出国

まとめ

在留カードは、常時携帯が義務付けられている重要なカードです。
外国人採用時は、有効期限、就労制限、偽造カードでないかの3つの項目に注意することで不法な就労を防げる可能性があります。
また、在留カードの更新時や紛失・盗難時は、早めの手続きを行いましょう。更新を忘れてしまうと強制送還や大きな罰則が科せられてしまう可能性があるため、特に注意が必要です。

近年では、人手不足により外国人採用を積極的に行う企業が増えてきています。
株式会社ケイエスケイでは、外国人労働者派遣事業を行なっており、各企業様にあった適切な人材を紹介しています。

特定技能外国人採用をお考えの企業様は是非こちらをご覧ください。

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