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2021.04.05外国人採用ノウハウ

「登録支援機関」とは?外国人採用では特定技能制度をうまく活用する!

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ビザ取得のための書類を記入する様子手不足が叫ばれる中、特定技能制度を利用して外国人採用を考えている企業が増えてきています。
特定技能制度を利用する上で、登録支援機関に委託するかどうか悩んでいる人事担当の方が多いのではないでしょうか?

そこで今回は、登録支援機関とは何か?特定技能1号外国人に必要な支援や受け入れるための要件、果たすべき義務を徹底解説。
自社ではなく、登録支援機関に委託すべき理由を詳しく説明いたします。

登録支援機関とは?

登録機関にて説明を受けるようす

登録支援機関とは、特定技能1号外国人を受け入れる企業の代わりに、特定技能1号外国人の支援を行う機関です。
企業が特定技能1号外国人を受け入れる際、外国人の支援が義務付けられています。

それに伴い、必要な支援を行えるという証明として支援計画書の提出が必須です。自社で支援計画書の作成から実施を行う場合、多くの費用と工数がかかり、大きな負担となってしまいます。

そこで、登録支援機関に委託することで、支援計画書の作成から実施までを受け入れ企業に代わって行い、受け入れ企業の負担を減らすことができるのです。

そのため、今後特定技能外国人を雇おうとしている企業の多くが、登録支援機関に委託することになると見込まれています。

特定技能所属機関とは?

特定技能所属機関とは、特定技能外国人と雇用契約を結ぶ企業、つまり受け入れ企業のことをいいます。
特定技能所属機関は、特定技能外国人と雇用契約を締結する上で、以下の基準を満たす必要があります。

  • 労働関係法令・社会保険関係法令の尊守
  • 次格事由に該当しない事
  • 支援計画に基づいた適切な支援を行える能力・体制があるかどうか(特定技能1号外国人のみ)

特定技能1号外国人に必要な支援は?

支援を受ける外国人

特定技能所属機関が特定技能1号外国人に対して行う支援には、行うことが義務付けられている「義務的支援」と、行うかどうかを企業が決める「任意的支援」があります。

義務的支援を全て行わなければ、特定技能1号外国人の受け入れができません。自社による支援か難しい場合は、登録支援機関に委託することで義務的支援の不履行を防ぐことができます。

以下では、義務的支援について詳しく解説します。

事前ガイダンス

特定技能所属機関、または業務委託を受けた登録支援機関は、特定技能1号外国人を受け入れるにあたり、入国時に留意すべき事についての事前ガイダンスの実施が義務付けられています。

行うタイミングとしては、雇用契約締結後、もしくは在留資格申請前に実施。
伝えるべき内容は以下の通りです。

  • 業務内容、報酬などの労働条件
  • 日本での活動内容
  • 入国手続き
  • 保証金等の支払い、または違約金が発生する契約の有無の確認

出入国時の送迎

出国時、入国時共に送迎が必要です。
保安検査場まで同行し、入場するまでを見届けます。

かつて日本で、日本に残って働きたいがために出国時に外国人が失踪してしまう事件が多発していました。それを防ぐためにも出入国の際の送迎は必要な支援なのです。

また、技能実習2号等から特定技能1号に在留資格を変更した在留中の外国人は対象外です。
特定技能所属機関へスムーズに辿り着けるよう、必要に応じて交通手段や緊急連絡先等、確認しておきましょう。

住居確保と生活に必要な契約の支援

住居の確保と契約支援を行います。
特定技能1号外国人が住む住居の連帯保証人として契約。賃貸や仲介業者等の情報提供を行います。
その他、銀行口座の開発や携帯電話の契約等、日本で生活する上で必要となる契約関係の支援も必要です。
必要に応じて同行するなどしてスムーズに契約が進むよう支援しましょう。

生活に関するオリエンテーション

特定技能1号外国人が入国後、日本での生活に関するオリエンテーションを行います。
日本の交通ルールやマナー、病院や銀行などの公共機関の利用方法や災害時の対応など、日本での生活を円滑に送れるよう、少なくとも8時間以上のオリエンテーションが必要です。また、オリエンテーションを行う際は、特定技能外国人が、十分に理解できる言語での実施を行う必要があります。

オリエンテーションは、自社で行うと負担が大きいため、登録支援期間への委託がおすすめです。

株式会社ケイエスケイでは、特定技能外国人への支援計画所の作成・実施を行なっております。
登録支援機関への委託をお考えの企業様は、こちらをご覧下さい。

登録支援機関事業

公的手続き等への動向

必要に応じて、社会保障や税に関する手続きへの同行、補助を行います。

日本語学校への機会提供

日本語教室、学校等、日本語学習への情報・機会、教材を提供します。

相談・苦情への対応

職場に限らず、日本で生活する上での悩みの相談や、苦情の対応、助言や指導を行います。

日本人との交流促進

地域の自治会で開かれる祭りなどの行事の案内や参加の補助を行います。
日本人との交流を通して、日本文化や風習への触れ合いが義務付けられています。

人員整理等の場合の転職支援 

特定技能所属機関の状況により、雇用契約を解除することがあります。
その際、転職支援として、転職先、求人先を探す手伝いや推薦状の作成を実施。
また、有給休暇や失業給付の付与、失業手当などの行政手続きなどの情報提供も行います。

定期的な面談と行政機関への通報

支援責任者等による外国人本人とその上司との面談を3ヶ月に1回行います。
面談を通して労働基準法に違反していないかを確認、違反が発覚した場合は、行政機関へ通報します。

特定技能1号外国人を企業が受け入れるための要件とは?

特定技能所属機関

企業が特定技能1号外国人を受け入れるには、大きく分けて3つの要件を満たす必要があります。
それぞれ詳しく見ていきましょう。

外国人との雇用契約が適切である

まず、外国人と企業とが締結する雇用契約が適切な内容である必要があります。

労働法の遵守はもちろんですが、特定技能独自の条件も満たす事が必要です。

  • 相当な知識や経験、技術を必要とする業務への従事
  • 日本人と同等の労働時間
  • 日本と同等以上の報酬
  • 一時帰国を希望した場合に有給休暇を取得させる
  • 外国人本人が帰国資金を用意できない場合に補助をする
  • 定期健康診断の受診
  • 口座振替による給与振込

機関自体が適切である

当たり前のことですが、特定技能支援機関は、機関自体が適切である必要があります。

  • 労働保険、社会保険、税金の支払いがなされている
  • 1年以内に非自発的離職者・外国人の行方不明者を発生させていない
  • 5年以内に入管法・労働法令に法令違反がない
  • 5年以内に技能実習の取り消しを受けていない
  • 役員等の行為能力・適格性に問題がない
  • 債務超過していない
  • 保証金の徴収や違約金を求めていない
  • 支援の費用を外国人に負担させない
  • 労災保険が成り立っている

あくまでも、該当する項目が多ければ多いほど特定技能所属機関になれる可能性が高くなるということで、すべてが該当していなければいけないわけではありません。

外国人支援計画・体制が整っている

前述した通り、特定技能1号外国人の受け入れには、義務的支援が必須。それに伴い、支援計画書の提出と計画書通りに支援を実施できる体制作りが必要です。

特定技能1号外国人の受け入れ後に果たすべきこと

雇用契約について話す外国人

特定技能1号外国人を受け入れた後も、特定技能所属機関が果たすべきことが大きく分けて3つあります。
以下で詳しく解説していきます。

外国人との雇用契約を確実に履行する

最も大切なのが雇用契約を確実に履行することです。
これは特定技能外国人に限らず、日本人に対しても果たすべきごく当たり前と思うかもしれません。
しかし、中には技能実習生において、雇用契約の不履行が発生してしまうケースがあるのです。

支援計画通りにを支援を実施する

受入れ前に作成した支援計画通りの支援の実施をする必要があります。
適切な支援が行われていない場合、不適格企業と見なされ、今後の外国人の受け入れが困難になってしまいます。

出入国在留管理庁へ必要な届け出を提出する

特定技能1号外国人を受け入れる際に、いくつかの届け出の提出が義務付けられています。
日本人を雇用する場合と比べると、書類の量、提出頻度が非常に多いため、提出を忘れないよう十分な注意が必要です。

登録支援機関として活動するには?

登録支援機関での面談

企業や団体はもちろん、個人であっても一定の基準を満たすことで登録支援機関として活動することができます。

以下では、登録支援機関になるための要件や果たすべき義務、申請方法を詳しく解説していきます。

登録支援機関へ登録するための要件

登録支援機関として登録を受けるには、以下の要件を満たす必要があります。

  • 支援担当責任者及び、1名以上の支援担当者の選任
  • 以下4つのいづれかに該当していること
  1. 登録支援機関になろうとする個人又は団体が、2年以内に中長期在留者の受け入れ実績がある
  2. 登録支援機関になろうとする個人又は団体が、2年以内に報酬を得ようとする目的で業とし、外国人に関する各種相談業務に従事した経験がある
  3. 支援担当者が、過去5年間で2年以上、中長期在留者の生活相談業務に従事して経験がある
  4. 上記のほか、登録支援機関になろうとする個人又は団体が、これらと同等に適正な支援業務を行えること
  • 1年以内に責めに帰すべき事由によって、技能実習生又は特定技能外国人の行方不明者を発生させていない
  • 支援の費用を、直接的・間接的に外国人本人に負担させないこと
  • 刑罰法令違反の罰則を受けていないこと(5年以内に、出入国又は労働に関する法令違反など)
  • 5年以内に出入国又は労働に関する法令に著しく不正又は不当な行為を行っていないこと

登録支援機関の義務

登録支援機関の業務は大きく分けて以下の2つです。

  • 特定技能1号外国人に対する適切な支援の実施
  • 出入国在留管理庁への各種届出の提出

上記の義務を怠ると、登録支援機関としての登録が取り消しになってしまうため注意が必要です。

登録支援機関への申請方法は?

登録支援機関へ登録の際は、地方出入国在留管理局又は地方出入国在留管理局支局へ申請書を提出します。

申請には、直接出向く方法と、郵送の2通りがあり、直接出向く場合は平日9時~12時、13時~16時の間で申請が可能です。

必要書類は以下の通りです。

  1. 登録支援機関登録申請書
  2. 立証資料
  3. 手数料納付書:申請手数料として28,400円の収入印紙を貼付
  4. 返信用封筒:定型封筒へ宛先を明記の上、404円分の切手を貼付

審査には、おおよそ2か月ほどかかるといわれています。
そのため、業務開始の2か月以上前から余裕をもって申請しておくことをおすすめします。

登録申請期間で申請取次ができる?

登録支援機関では、特定技能1号に係るものに限り、申請取次を行うことができます。
したがって、配偶者等の在留資格や技術・人文知識・国際業務などの在留資格の申請は行うことができません。

自社で支援するとどうなる?登録支援機関に委託すべき理由

登録支援機関に委託することに合意するようす

登録支援機関へ委託する場合にかかる費用は、機関によって異なりますが、おおよそ20,000~30,000円が相場といわれています。

技能実習生の35,000円前後と比べるとかなり安いため、委託しやすい料金設定です。

登録支援機関に委託することなく、自社で支援を実施する場合、支援計画書の作成から、特定技能所属機関の申請、義務的支援の実施など、1人の特定技能外国人に対してかなりの期間と工数を要します。

今後人手不足が深刻化していく中では、1人とは限らず、多くの外国人を雇用する可能性もあるため、さらに工数、費用が増加。

支援担当者の人件費やその他の費用、工数を考えると登録支援機関に業務委託をした方が安く抑えられるといえます。

まとめ

少子高齢化によって、人手不足が急速に加速してる日本。
人材不足を解消するための特定技能制度が普及すると共に登録支援機関の需要が高まっています。

登録支援機関に委託することで、支援計画作成から実際に支援の実施までを一貫して行うため、大幅にコスト削減、工数削減することが可能です。

株式会社ケイエスケイでは、登録支援機関事業にて特定技能外国人への支援を行っております。

外国人採用をお考えの企業様の時間・コスト削減と外国人労働者が快適な生活を送れるよう、双方のサポートを実施しております。

特定技能外国人採用をお考えの企業様はぜひ、こちらをご覧ください。

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